Come uno studio di ingegneria gestisce 12 commesse in parallelo senza perdere una scadenza

Il problema prima di Wrike: tutto in email e file di progetto

Uno studio di ingegneria che seguiamo teneva le scadenze su un foglio Excel, i file sul server interno e i contatti con i consulenti esterni via email. Il foglio veniva aggiornato dal responsabile, ma non sempre in tempo reale. Il risultato: il titolare non aveva visibilità reale sullo stato delle 12 commesse attive e doveva fare telefonate per capire a che punto fosse ciascuna, quasi 2 ore alla settimana.

In quel periodo lo studio aveva perso due scadenze per mancato coordinamento tra attività dipendenti, e i consulenti esterni restavano fuori dal flusso di lavoro, ricevendo solo comunicazioni via email.

Come abbiamo strutturato Wrike per questo studio

• Un template duplicabile per ogni nuova commessa, con le fasi standard: preliminare, definitivo, esecutivo, direzione lavori.
• Una dashboard di portafoglio per il titolare, con lo stato di tutte le commesse in un solo colpo d'occhio.
• Accesso limitato per i consulenti esterni, direttamente su Wrike.
• Dipendenze esplicite tra i task, che calcolano automaticamente l'impatto di un ritardo sulle attività successive.

I risultati dopo 4 mesi

• Tempo settimanale del titolare per il controllo commesse: da 2 ore a meno di 20 minuti.
• Zero scadenze mancate nei 4 mesi successivi all'implementazione.
• I consulenti esterni hanno smesso di scrivere email per chiedere aggiornamenti.
• Apertura di una nuova commessa: da 2 ore a meno di 10 minuti.