Il reparto marketing che gestisce 40 campagne l'anno: come abbiamo strutturato Wrike

Un reparto marketing B2B che gestisce 40 campagne l'anno non è la stessa cosa di un team che ne gestisce 4: cambia il numero di brief aperti in parallelo, il flusso di revisioni creative, le dipendenze tra copy, design e canale digitale, il coordinamento con l'agenzia esterna e le approvazioni della direzione.

Prima di lavorare con noi, il team usava una combinazione di email, cartelle Google Drive condivise e una bacheca Trello che nessuno aggiornava più. Non era un problema di volontà: era un problema di scala. I feedback creativi arrivavano via email, WhatsApp, a volte a voce, senza traccia di quale versione fosse stata approvata. Il responsabile non sapeva chi stesse lavorando su cosa. E ogni campagna richiedeva 3-4 cicli di comunicazione solo per allineare le agenzie esterne sullo stato del lavoro.

La struttura che abbiamo costruito in Wrike

• Una cartella per campagna, con task standard (brief, produzione, revisione, approvazione, pubblicazione, analisi) duplicati da un template a ogni nuova campagna.
• Intake delle richieste creative via form Wrike, che crea automaticamente un task assegnato alla coda del team, al posto delle richieste informali via chat.
• Accesso limitato per le agenzie esterne, che lavorano sullo stesso stato del progetto: brief nel sistema, file come allegati, feedback come commenti taggati.
• Un flusso di approvazione con stati espliciti (in bozza, in revisione interna, in approvazione direzione, approvato, in produzione), con notifica automatica a ogni passaggio.

Cosa è cambiato dopo 3 mesi

• Tempo medio di ciclo revisione creativa: da 5,2 a 2,8 giorni.
• Richieste creative perse o non tracciate: da circa 4 al mese a zero.
• Email interne di coordinamento: riduzione stimata del 70%.
• Il responsabile marketing vede oggi in un unico dashboard lo stato di tutte le campagne attive e il carico di lavoro di ogni persona del team.

Come ci ha detto il responsabile marketing di un'azienda B2B manifatturiera che segue questo processo: la cosa che l'ha sorpresa di più non è stata la riduzione delle email, ma il fatto che le agenzie hanno smesso di chiedere "a che punto siete?". Trovano tutto direttamente su Wrike.